Barış Demirel, Gümrük Müşaviri | Deloitte Vergi Kıdemli Müdürü

Dış ticaretteki aktörlerin gerek ulusal gerek uluslararası düzeyde rekabet edebilmesi açısından gümrük ve dış ticaret operasyonlarının kesintisiz ve etkin bir şekilde yürütülmesi önem arz etmektedir. Ancak gümrük ve dış ticaret operasyonları ve bu işlemlerin tabi olduğu yasal düzenlemeler her geçen gün daha da karmaşık hale gelmektedir.

Gümrük alanında karşılaşılan en sık durum, pek çok firmanın operasyonlarının önemli bir bölümünü dış ticaret oluşturmakla beraber, dış ticaret işlemlerinin yasal uygunluğu konusunda firma bünyesindeki bilgi ve tecrübenin oldukça sınırlı düzeyde olmasıdır. Hatta bazen bu konudaki takibin sadece firmanın çalıştığı gümrük müşavirliği firmasına bırakılmış olduğu bile gözlemlenebilmektedir.

Gümrük cezaları (halen) oldukça ağır cezalardır. En basit hatada dahi vergi farkının 3 katı gibi ağır bir ceza ile karşılaşılabilmektedir. Bu şayet geçmişte de tekrarlanmış sistematik bir hata ise, ceza astronomik rakamlara ulaşabilmektedir. Ayrıca, pek çok ihlal cezai sorumluluklar doğurabilmekte, bu nedenle şirket yönetici ve çalışanları adli süreçler ile dahi karşı karşıya kalabilmektedir. Bu nedenledir ki, gümrük uyum yükümlülüğü konusu firmanın tali bir işi olarak algılanmamalı, firma için öncelikli işlerden biri olarak görülmelidir.

Peki gümrük konusunda karşılaşılabilecek cezalardan kaçınmak için nelere dikkate etmek gerekir. Bu konuda söylenebilecek çok fazla şey var ancak en basit şekliyle tavsiyeler aşağıdaki gibi özetlenebilir.

1. Gümrük uyum yükümlülüğü esasen firmanıza aittir

Bilinmesi gereken en basit ve en önemli detay, gümrük idaresine karşı, beyannameyi açan sadece gümrük müşaviri değil, esasen firmanın sorumlu olduğudur. Gümrük müşavirinin de sorumluluğu olmakla beraber, bu sorumluluğun sadece bildiği veya bilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı olduğunu dikkate almak gerekir.

Bu gerçeğin farkındalığı dahi temel bir takım gümrük risklerine maruz kalınmasını önleyebilecektir.

Diğer taraftan, firma bünyesinde gümrük ve dış ticaret alanındaki özellikle yerel mevzuatı yakınen izleyen bir departman veya en azından çalışan bulundurulması, pek çok muhtemel riskin önlenmesi veya önceden tespit edilmesine katkı sağlayacaktır.

2. Gümrük beyanları sunulmadan önce firma tarafından kontrol edilmeli, ayrıca işlem tamamlandıktan sonra da kontrolü yapılmalıdır.

Gümrük beyannameleri çoğunlukla gümrük müşavirleri tarafından açılmaktadır. Gümrük müşaviri bu beyannameleri kendilerine iletilen bilgi ve belgeleri esas alarak düzenlemektedir. Ancak, gümrük beyannamelerinin firma kayıtlarına uygunluğunun beyanname tescil edilmeden önce firmanın ilgili operasyondan sorumlu çalışanınca da kontrol edilmesi muhtemel hataları asgariye indirebilmekte ve cezalara maruz kalma riskini azaltmaktadır. Bu durum ayrıca, firma çalışanlarının gümrük beyannameleri ile aşinalığını artırmakta ve beyanname bilgilerini daha doğru yorumlayabilmelerini sağlamaktadır.

Ayrıca, gümrük işlemleri tamamlandıktan sonra, gümrük müşaviri tarafından iletilen gümrük beyannamesi ve ekleri tekrar kontrol edilmeli, özellikle beyanname tescil edildikten sonra oluşan masrafların ve belgelerin beyana uygunluğu teyit edilmelidir. Bu kontrol işlemi ilgili operasyondan sorumlu firma çalışanınca yapılabileceği gibi, mümkün olması halinde, farkı bir çalışan tarafından yapılması önerilmektedir. Böylece, beyanname arşive kaldırılmadan önce üçüncü bir göz tarafından da kontrolü sağlanabilecektir.

3. Gümrük faaliyetlerinde iç kontrol uygulamaları geliştirilmelidir

Firmaların ihtiyaçları ve rekabet ortamında gerek ticarete konu edilecek gerekse hammaddenin en kısa sürede temini önemlidir. Bu baskı ise ithalat ve ihracatların kısa zamanda tamamlanması baskısını yaratmaktadır. Çoğu zaman ithalat ve ihracatlarda siparişten eşyanın teslim alınmasına kadar olan süreçte zamanla yarışılmaktadır. Bu nedenle, bu operasyonları gerçekleştiren firma çalışanları ve gümrük müşaviri haricinde, firmanın iç kontrol prosedürüne uygun olarak, test yöntemiyle gümrük işlemlerinin iç kontrolünün sağlanması, iş ve işlemlerin gümrük mevzuatına uygun olarak takip edilip edilmediğini sağlamaktadır.

İç kontrol bölümü olmayan firmalarda bu incelemenin, yönetim tarafından atanmış gümrük konusunda tecrübeli dahili bir çalışan veya mümkün olması halinde, tecrübeli harici (bağımsız) denetçiler tarafından yerine getirilebilir.

4. Gönüllü uyum ilke edinilmeli ve ihlaller mümkün olduğu ölçüde kendiliğinden bildirilmelidir.

Gönüllü uyum yaklaşımı mevzuat uyumu konusunda farkındalığı üst seviyede tutmakta, ihlallerin takip edilerek, gereken tedbirlerin yönetim dahil tüm ilgili departmanlar tarafından alınmasını sağlamakta ve tekerrür etmemesi için ilgili tüm departmanların dikkatini ve özenini artırmaktadır. Ayrıca kendiliğinden bildirimlerin büyük bölümü, gümrük idaresinde güvenilirlik koşullarının ihlali olarak görülmemekte ve bu sayede gümrük kontrollerinde firma riskinin artması engellenmektedir.

Diğer taraftan, vergi kaybı doğuran gümrük ihlallerinin kendiliğinden bildirilmesi halinde, cezalarda da ciddi ölçüde indirimler mümkün olabilmektedir. Bu tür bildirimler neticesinde düzenlenen indirimli cezalar ayrıca uzlaşma yoluyla daha da azaltılabilmektedir. Bu sayede, ceza tutarlarını asgari seviyelere çekebilme imkanı bulunmaktadır.

5. Gümrük konusu sadece dış ticaret bölümünü veya gümrükçüleri ilgilendirmez.

Gümrük konusunda bilinen yanlışlardan biri de, gümrük konularının sadece dış ticaret bölümü veya gümrükçülerin işi olduğu şeklindedir. Gümrük veya dış ticaret bölümünün takibinde olmayan, diğer bölümlerce takip edilen pek çok konu gümrük işlemlerini ilgilendirebilmektedir.

Örnek verilecek olursa, yurtdışına yapılan royalti, lisans ödemeleri, çeşitli adlar altında ödemesi gerçekleştirilen komisyonlar, maliyet paylaşımı kapsamında yurtdışına ödenen ücretler vs, pek çok firmada finans ve muhasebe birimlerince takip edilmektedir. Bu tür ödemelerin gümrük mevzuatı yönüyle ithal eşyasının kıymetine dahil olabileceği durumlar söz konusu olabilmektedir.

Keza, üretim firmalarında menşe konusundaki teknik analizler üretim ve planlama bölümlerini yakınen ilgilendirmekte, bu bölümlerdekilerin firmanın ürettiği ürünlere ilişkin menşe kuralları yönüyle ihracat bölümü ile koordineli olması, temel bazı bilgilere sahibi olması ve yönlendirmesi önem arz etmektedir.

6. İthal ve ihraç eşyalarının tarifeleri düzenli aralıklarla gözden geçirilmeli, tereddüt olan durumlarda uzman desteği alınmalıdır.

İthal ve ihraç edilen eşyanın GTİP'lerinin doğru tespiti gümrük mevzuatı açısından oldukça önemlidir. Yanlış GTİP tespit edilmesi, eksik vergi ödenmesi ve bu nedenle cezalar ile karşılanmasına yol açabildiği gibi, aynı zamanda, izne tabi veya yasak eşyanın izin alınmaksızın ithali gibi oldukça kritik cezai sorumluklara sebep olabilmektedir.

Kimi zaman yanlış GTİP tespiti fazla gümrük vergilerinin ödenmesine de yol açabilmektedir.

Gümrük işlemleri sırasında herhangi bir sorun ile karşılaşılmamış olunsa dahi, gümrük tarifelerinin her daim doğru olduğu varsayılmamalı, GTİP'ler düzenli aralıklarla gözden geçirilmelidir. Özellikle yeni ithali veya ihracı yapılacak eşya için GTİP tespitinde firma, gümrük müşavirliği ve danışmanlardan destek alınarak en doğru tarifenin tespiti sağlanmalı, tereddüt edilmesi halinde gümrük idaresinden Bağlayıcı Tarife Bilgisi veya Tarife Bilgisi temin edilmelidir.

Ayrıca, ithal edilecek ürünün içeriğine ve özelliğine ilişkin tereddüt olması halinde, gümrük beyannamesi açmadan önce küşad denilen incelemeyi gerçekleştirerek, doğru beyanda bulunabilme imkanları kullanılmalıdır.

7. İthal ve ihraç fiyatları izlenmeli, özellikle ilişkili firmalarla olan işlemlerde ithal ve ihraç eşya kıymetlerinin emsallerine uygunluluğu düzenli aralıklarla test edilmelidir.

İthalatta gümrük vergilerinin matrahının en önemli unsuru ithal edilecek eşyanın fiyatıdır. İthal eşyasının fiyatının emsallerine uygun olmaması gümrük kıymeti yönüyle kıymet araştırmalarını tetikleyebilmektedir. Kıymet araştırmaları neticesinde, ithal eşyasının kıymetinin emsallerine uygun olduğu yönünde ikna edici bilgi ve belge sunulamaması halinde, daha yüksek emsal (aynı eşya, benzer eşya) fiyatların esas alınması ve bu nedenle de ciddi boyutta vergi farkı ve ceza ile karşı karşıya kalınabilmektedir.

İthal ve ihraç fiyatlarındaki keskin değişimler bu ve benzeri kıymet incelemelerini tetikleyebilmektedir. Bu nedenle fiyatlardaki değişimler izlenmeli ve pazar koşullarına uygun olmayan dalgalanmaların yaratabileceği muhtemel riskler hesaba katılmalıdır.

Özellikle ilişkili firmaların fiyatlarının ilişkiden etkilenmemesi gerekmekte olup, bu nedenle fiyatlandırmalarda gümrük mevzuatı dikkate alınmalı ve fiyat dalgalanmaları bu tür firmalarda çok daha titizlikle takip edilmelidir. Transfer fiyatlandırması kapsamında ithalat sonrası fiyat düzeltmeleri doğru yöntemler ve yaklaşımlar izlenmediği takdirde vergi farkları yanında ağır gümrük cezaları doğurabilmektedir.

8. Gümrük işlemlerine ilişkin planlamalar sadece mali avantajlara odaklanmamalı, muhtemel cezai riskler ve sorumluluklar hesaba katılmalıdır.

Gümrük işlemlerindeki maliyetlerin asgariye indirilmesi için, ekonomik etkili gümrük rejimleri (dahilde işleme rejimi gibi) önemli avantajlar sağlamaktadır. Bu sayede, örneğin dahilde işleme rejiminde, gümrük vergisi ödenmeksizin hammadde temin edilebilmekte ve girdi maliyetleri azaltılabilmektedir. Diğer taraftan, bu tür şartlı muafiyet düzenlemeleri ciddi bir takip gerektirmekte, ve rejim ihlalleri çok ağır cezai yaptırımlar doğurabilmektedir. Bu nedenle, söz konusu avantajlar iyi analiz edilerek fayda ve maliyet (risk) analizi yapılmalı ve mali avantajların bu sorumlukları almayı teşvik edecek seviyede olup olmadığına karar verilmesi önerilmektedir.

9. Uzman ve deneyimli gümrük müşavirliği firmaları ile çalışılmalı, doğrudan temsil yapılması halinde ise, firma bünyesindeki temsilcilerin gümrük konularında uzman ve deneyimli olmalarına özen gösterilmelidir.

Gümrük beyannamesinin düzenlenmesi ve gümrük işlemlerinin gümrük idarelerinde takibi pek çok firma tarafından dolaylı temsil yoluyla gümrük müşavirliği firmalarına yaptırılmaktadır. Çalışılan gümrük müşavirinin konusunda uzman, sektörel tecrübeye sahip, gümrük mevzuatını yakınen takip eden deneyimli bir gümrük müşavirliği firması olması, gümrük beyannamelerinin doğru ve eksiksiz olarak düzenlenmesine katkı verecek ve muhtemel cezai durumları asgariye indirebilecektir.

Ayrıca, gümrük müşavirleri ile düzenli aralıklarla bir araya gelinerek, güncel gelişmeler değerlendirilmeli, mevzuat değişikliklerinin etkileri tartışılmalıdır. Bu sayede gerek firma gerek gümrük müşavirleri firmanın işlemlerine dair aynı bilgi seviyesine gelebilecek ve bu sayede firma beyanlarını gerçeğe uygun olarak sunmalarına katkı verecektir. Ayrıca firma bünyesindeki gelişmeler hakkında düzenli bilgilendirme yapılmasının, gümrük müşavirinin "dahili bir çalışan" gibi firmayı tanımasına ve doğru beyanlar sunabilmesine katkı verebilecektir.

10. Gümrük ve dış ticaret mevzuatı konusunda düzenli aralıklarla eğitimler alınmalı ve güncel kalınmalıdır.

Gümrük ve Dış Ticaret mevzuatı oldukça geniş ve karmaşık olup, firmaların özellikle kendi işlemleri ile ilgili olabilecek konularda düzenli eğitimler alması, mevzuatın doğru ve tam olarak uygulanmasına katkı sağlayacaktır. Ayrıca, gümrük mevzuatı günlük olarak değişen oldukça dinamik bir mevzuat olup, bu konudaki gelişmelere ilişkin firma çalışanlarının düzenli aralıklarla eğitimler alması tavsiye edilir. Bu sayede, hatalı işlem yapma ihtimali azaltılabilecektir.