Erdem Demirkan - Deloitte Türkiye Vergi ve Mali Hukuk İşleri Süpervizörü

Anonim şirketlerde elektronik ortamda genel kurul yapılmasına imkân tanıyan Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”)1527. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, anonim şirketlerin genel kurullarına katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, elektronik genel kurul işleyiş esaslarını ve bu sistemin kullanıcılarının yükümlülüklerini belirleyen “Anonim

Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” 28 Ağustos 2012 yılında Resmi Gazete‘de yayımlanmıştır. Söz konusu yönetmelikte şirketlerin elektronik ortamda genel kurul yapabilmesi için şirket ana sözleşmesinde bulunması gerekli olan genel kurul elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin ana sözleşme hükmü örneğine yer verilmiştir.

Ayrıca genel kurul öncesi ve genel kurul anında yapılması gereken işlemler sayılmıştır. Elektronik genel kurul sistemine (“EGKS”) bildirilmesi zorunlu unsurlar ile bu sistem aracılığı ile ne şekilde toplantıya katılımın gerçekleşeceği ve oy kullanılacağı hususu da açıklığa kavuşturulmuştur.

Yukarıda belirtilen yönetmeliğin yanı sıra, “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarına Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” ve “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” 9 Ağustos 2012 Tarihli ve 28396 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

Anonim Şirketlerin Genel Kurullarına Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ uyarınca genel kurul toplantısına katılımın EGKS’den bildirimi zorunlu kılınmıştır.

Buna göre, anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’den bildirmek zorundadırlar. Genel kurula katılma talepleri şirket tarafından incelenerek iki iş günü içinde reddedilebilecektir.

Şirketler, TTK’nın 1527. maddesi uyarınca, kuracakları EGKS’nin ilgili mevzuat hükümlerine uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlere tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.

Ayrıca söz konusu tebliğde EGKS’nin güvenlik kriterleri ve teknik hususlar belirlenmiştir. Buna göre kurulacak sistemin mevzuatta belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması hükme bağlanmıştır.

Anonim şirketlerin elektronik ortamda genel kurullarını düzenleyen tebliğin yanı sıra Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ ile ticari şirket yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarının da elektronik ortamda yapılması usul ve esasları belirlenmiştir. Bu toplantıların elektronik ortamda yapılabilmesi için elektronik ortamda genel kurullarda olduğu gibi, tebliğde belirtilen ana sözleşme hükmü örneğinin şirketlerin ana sözleşmesinde yer verilmesi gerekmektedir.

Söz konusu tebliğ hükümleri uyarınca, şirketlerin uyması gereken yükümlüler şu şekilde belirlenmiştir;

a) Elektronik Toplantı Sisteminin ilgili mevzuat hükümlerine uygunluğu hakkında teknik raporu tescil ve ilan ettirmekle,

b) İlgili mevzuat hükümlerine uygun olarak Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin kullanım koşulların internet sitesinde yayımlamakla,

c) Elektronik Toplantı Sisteminde yaşanabilecek sorunlara ilişkin olarak gerekli güvenlik önemlerini almak ve teknik özelliklere uygun önlemler almakla,

ç) Elektronik Toplantı Sistemini kendi kurduğu veya hizmet alımı yaptığı her iki durumda da tescili gerekli olan kararları MERSİS’e aktarmakla,

d) Elektronik Toplantı Sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.

Daha önce halka açık şirketler için öngörülen birikimli oy sistemi halka açık olmayan anonim şirketler için de öngörülmüştür. Bu sistem hakkında ayrıntılı düzenleme “Halka Açık Olmayan Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Birikimli Oy Kullanımına İlişkin Esaslar Hakkında Tebliğ”i ile düzenlenmiştir.

Tebliğ uyarınca, genel kurulda birikimli oyun kullanılabilmesi için esas sözleşmede;

a) Oy hakkı veren tüm payların sahiplerinin, yönetim kurulu üye seçiminde oylarını bir veya daha fazla aday için birikimli olarak kullanabileceklerine ilişkin açık bir hükmün bulunması,

b) Yönetim kurulunda belirli grupların temsil edilmesine ve/veya yönetim kurulu üyeliğine aday önerme hakkına ilişkin hükümlerin bulunmaması,

c) Paylara oyda imtiyaz tanınmasına ilişkin hükümlerin bulunmaması,

ç) Yönetim kurulu üye sayısının üçten az olmayacak şekilde sabit bir rakam olarak belirlenmiş olması gerekmektedir.

Birikimli oy kullanacak pay sahiplerinin veya temsilcilerinin, genel kurul tarihinden en az bir gün önce, birikimli oy kullanma isteklerini şirkete yazılı olarak bildirmeleri zorunludur. Genel kurulda birikimli oy yönteminin uygulanması için bir pay sahibinin veya temsilcisinin bildirim yapması yeterlidir. Ancak genel kurulda bütün pay sahiplerince oy birliği ile karar alınmış olması şartıyla bildirim zorunluluğu aranmadan birikimli oy kullanılabilecektir.

Yukarıda belirlenen şekilde bildirimde bulunulması durumunda, yönetim kurulu seçiminde birikimli oy yönteminin uygulanması zorunludur. Birikimli oy kullanma yöntemini kabul eden şirketler genel kurul toplantılarına ilişkin ilanlarda ve internet sitesinde bu yönteme ilişkin açıklamalara yer vermek zorundadır.